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Datenschutzhinweise für das KernBogen Bewerbungsportal Stand: 15. Oktober 2026 · Version: 2026-10-15-2 1. Verantwortlicher und Kontakt Verantwortlich für die Verarbeitung im Bewerbungsportal https://xisoft.tech ist: KernBogen Services UG (haftungsbeschränkt) Auf der Kaul 4, 54320 Waldrach, Deutschland E-Mail für Fragen zum Datenschutz und zur Bewerbung: info@kernbogen.de 2. Welche Daten wir verarbeiten und wofür Wir verarbeiten deine Angaben, um deine Bewerbung zu prüfen, dich zu kontaktieren und sie der von dir ausgewählten Filiale zuzuordnen. Dazu gehören Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Filiale, gewünschtes Fahrzeug (Auto oder Fahrrad), Arbeitsmodell und die von dir hochgeladenen Dokumentseiten. Dokumente können unter anderem Angaben zur Identität, zum Aufenthalts- und Beschäftigungsrecht sowie zur Fahrerlaubnis enthalten. Hinzu kommen Bewerbungsreferenz, Bearbeitungsstatus, interne Bearbeitungsvermerke sowie Zeitpunkte der Abgabe und der Bestätigungen. Die Bewerbung ist ohne Benutzerkonto möglich. Nicht abgesendete Eingaben werden im neuen Kurzformular nicht als Bewerbungsentwurf auf dem Server gespeichert. Eine erfolgreiche Abgabe erhält eine Referenznummer. Berechtigte Beschäftigte bearbeiten die Bewerbung im geschützten Verwaltungsbereich. Nach erfolgreicher Übermittlung senden wir eine automatische Eingangsbestätigung an die von dir angegebene E-Mail-Adresse. Sie enthält deinen Vornamen, die Bewerbungsreferenz und die zuständige Filiale, aber keine Dokumentanhänge. Dafür speichern wir Empfängeradresse, Nachricht und Versandstatus zusammen mit der Bewerbung. Bei technischen Versandfehlern sind begrenzte Wiederholungsversuche vorgesehen. Bitte prüfe die E-Mail-Adresse vor der Abgabe. Die Nachricht bestätigt nur den Eingang und ist noch keine Einstellungszusage. 3. Rechtsgrundlagen Die für die Entscheidung über eine Beschäftigung erforderliche Verarbeitung stützt sich auf § 26 Abs. 1 BDSG und, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Gesetzlich erforderliche Nachweise können auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Vorschrift beruhen, insbesondere § 4a Abs. 5 AufenthG, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen. Diese Vorschrift begründet keine pauschale Pflicht für alle Bewerbenden, bereits bei der ersten Bewerbung einen Aufenthaltstitel hochzuladen. Der sichere Portalbetrieb, Missbrauchsschutz und die erforderliche Rechtsverteidigung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere Interessen sind eine sichere und nachvollziehbare Bearbeitung sowie der Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Ansprüchen. Die Bestätigung der Datenschutzhinweise ist eine Kenntnisnahme; sie ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage und ist keine Werbeeinwilligung. 4. Bitte nur erforderliche Dokumentdaten übermitteln Das Kurzformular fordert derzeit Vorder- und Rückseite von Aufenthaltsdokument und Führerschein an. Diese technische Einstellung bedeutet nicht, dass sämtliche Dokumentdaten in jedem Einzelfall rechtlich erforderlich sind. Bitte übermittle keine Gesundheits-, Religions- oder sonstigen für die Bewerbung nicht benötigten Informationen. Nicht benötigte Dokumentnummern und sonstige Zusatzangaben kannst du vor dem Upload schwärzen; für die Prüfung erforderliche Angaben müssen lesbar bleiben. Wenn du keinen Aufenthaltstitel benötigst oder keine Fahrerlaubnis hast, etwa bei einer reinen Fahrradtätigkeit, wende dich bitte vor dem Upload an info@kernbogen.de oder an die oben genannte Postanschrift. Dort klären wir den passenden Bewerbungsweg und die tatsächlich erforderlichen Nachweise. Bitte keine fremden oder unzutreffenden Dokumente hochladen. 5. Wer Zugriff erhält Zugriff erhalten die für deine Bewerbung zuständigen und berechtigten Mitarbeiter der ausgewählten Filiale sowie die zentrale Administration. Andere Filialteams erhalten im Portal keinen Zugriff auf deine Bewerbung. Administrativ kann eine Bewerbung einer anderen zuständigen Filiale zugeordnet werden; die Änderung wird protokolliert. Dokumente sind nicht öffentlich abrufbar. Eine automatische Weitergabe an beliebige externe Arbeitgeber oder eine Verwendung zu Werbezwecken findet durch dieses Portal nicht statt. Für den technischen Betrieb nutzen wir Hostinger als Hostingdienstleister. Der für dieses Portal gewählte VPS-Serverstandort ist Deutschland. Technisch notwendige Dienstleister können im Rahmen ihrer Aufgaben Zugriff auf Daten erhalten. Hostingers Regelungen zur Auftragsverarbeitung und zu möglichen internationalen Unterauftragnehmern sind unter https://www.hostinger.com/legal/dpa beschrieben. Ein deutscher Serverstandort schließt mögliche Drittlandzugriffe, etwa im Support, nicht allein aus. Für entsprechende Übermittlungen sieht Hostingers DPA insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor, soweit kein anderer zulässiger Übermittlungsmechanismus greift. Informationen zu den für dieses Portal konkret eingesetzten Dienstleistern und Übermittlungsgarantien kannst du bei uns anfordern. 6. Speicherung und Löschung Während eines laufenden Verfahrens speichern wir die Bewerbung für dessen Bearbeitung. Für abgeschlossene Bewerbungen ist im Portal eine Regelfrist von 180 Tagen für die anschließende Löschprüfung eingerichtet. Die Löschung muss administrativ durchgeführt werden; ein automatischer Löschlauf ist derzeit nicht aktiviert. Bitte kontaktiere uns, wenn du deine Bewerbung zurückziehen oder eine frühere Löschung prüfen lassen möchtest. Eine längere Aufbewahrung kommt nur in Betracht, soweit sie für gesetzliche Pflichten oder konkrete Rechtsansprüche erforderlich ist. Bei einer Einstellung werden nur für das Beschäftigungsverhältnis erforderliche Daten weiterverarbeitet. Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zur Aussonderung der betreffenden Sicherung enthalten; sie dienen der Wiederherstellung und nicht der laufenden Bewerberauswahl. Für bereits bestehende Konten und ältere gespeicherte Bewerbungsentwürfe gilt derzeit eine Löschprüffrist von 90 Tagen nach der letzten Änderung. Die neue Bewerbung erfordert kein solches Konto. 7. Technischer Betrieb, Cookies und Sicherheit Beim Aufruf entstehen technische Verbindungs- und Protokolldaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserinformationen und Antwortstatus. Diese dienen Bereitstellung, Fehleranalyse und Angriffserkennung. Ihre Aufbewahrung richtet sich nach dem für diese Zwecke erforderlichen Zeitraum; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall kann die Untersuchung eine längere Aufbewahrung erfordern. Wir verwenden technisch erforderliche Sitzungscookies, insbesondere „kernbogen_session“, für Sicherheitsprüfungen und die zuverlässige Übermittlung sowie „portal_locale“ für die Sprachwahl. Für Beschäftigten- und bereits vorhandene Benutzerkonten werden zusätzlich Kontaktdaten, Passwort-Hashes und Anmeldeinformationen verarbeitet. Im neuen Bewerbungsformular sind keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingebunden. Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Uploads werden auf zulässige Dateitypen und Schadsoftware geprüft; Zugriffe im Verwaltungsbereich sind rollen- und filialbezogen eingeschränkt. 8. Deine Rechte und Beschwerde Du kannst nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Soweit eine andere Verarbeitung auf einer gesonderten Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Bitte nutze die oben genannte Kontaktadresse und gib möglichst deine Bewerbungsreferenz an. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz; https://www.datenschutz.rlp.de/service/kontakt. Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über deine Einstellung und kein entsprechendes Profiling. Die Filialzuordnung folgt deiner Auswahl; über die Bewerbung entscheiden Menschen. Die Bereitstellung von Bewerbungsdaten ist freiwillig. Ohne erforderliche Angaben kann eine Prüfung oder Kontaktaufnahme jedoch nicht möglich sein. Für einen anderen Bewerbungsweg oder Fragen zu erforderlichen Nachweisen kontaktiere uns bitte vor der Übermittlung.